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Wichtige Rahmenbedingungen für Kooperationen

12. September 2019 07:38:49 MESZ / von Johannes Tschesche

Der Mehrwert von Kooperationen und der Zusammenarbeit von Unternehmen untereinander ist unbestritten. Entwicklungen gelingen oft besser und wären als Einzelkämpfer in vielen Fällen gar nicht machbar, komplementäre Fähigkeiten lassen sich nutzen oder gemeinsame Kräfte bündeln. Aber außer den Vorteilen, birgt das Kooperieren und Zusammenarbeiten mit anderen Unternehmen und Organisationen auch Gefahren. Die Hauptgefahr liegt dabei im Unterschätzen des Kommunikations-, Dokumentations- und Entscheidungsaufwands sowie in den unterschiedlichen Unternehmenskulturen.

Zunächst sollte man sich die unterschiedlichen Perspektiven beim Kooperieren und Zusammenarbeiten bewusst machen. Dabei gibt es immer die Perspektive des Unternehmens insgesamt, die der einzelnen Mitarbeiter und die des Unternehmensumfelds. Oftmals ist eine Unterscheidung nicht trennscharf möglich. Dennoch sollte man sich immer über die Existenz der unterschiedlichen Perspektiven im Klaren sein. Denn je nach Perspektive, spielt es eine sehr große Rolle, in welcher Form zusammengearbeitet oder kooperiert wird und welche Aspekte gegenüber Kunden, Verbänden oder anderen Stakeholdern kommuniziert werden sollten.

Am Anfang jeder Kooperation oder Zusammenarbeit stehen die Ziele der zukünftigen Partner. Diese sollten jedem klar sein und zwischen den Parteien auch offen kommuniziert werden. Was sich klar anhört, wird in der Praxis meist nicht gelebt. Oftmals bleibt es bei oberflächlichen Aussagen, was oftmals später entweder zu einem üblen Erwachen oder ergebnislosen Aktivitäten führt. Von den Zielen der Partner hängt dann auch ab, um welche Form einer Kooperation es sich handelt. Denn es ist ein erheblicher Unterschied, ob es sich beispielsweise um eine lose Kooperation, eine gemeinsame Entwicklungstätigkeit oder die Bündelung gemeinsamer Vertriebsaktivitäten geht. Noch komplizierter wird es, wenn das Kräftegleichgewicht der Partner nicht gewährleistet ist. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn ein Startup mit einem Weltkonzern kooperiert.

Im Folgenden möchten wir außerdem zwei Formen des Kooperierens und Zusammenarbeitens ausklammern: die lose Kooperation sowie Verhältnisse, die ein Auftraggeber-Auftragnehmer-Verhältnis oder vergleichbares darstellen. Denn lose Kooperationen verlaufen oft im Sand, sind unproduktiv oder es kommt im Falle eines guten Arbeitsergebnisses zu Konflikten im Zuge der Verwertung. Liegt ein Auftraggeber-Auftragnehmer-Verhältnis vor, sind die Beziehungen klar geregelt und im Grunde bedarf es keiner weiteren Erläuterungen. 

Und nun zurück zum Thema Rahmenbedingungen für Kooperationen. Sind die Ziele der Partner geklärt, beginnt die eigentliche Arbeit mit der Entwicklung eines gemeinsamen Vorgehens, um diese Ziele zu erreichen. Außerdem sollte natürlich eine Geheimhaltungsvereinbarung von den kooperierenden Partnern geschlossen werden.

Waren bis vor kurzem einfache Geheimhaltungsvereinbarungen das Maß der Dinge, benötigt man heute streng genommen auch prozessuale Rahmenbedingungen, die der Geheimhaltung dienen. So hilft eine Geheimhaltungsvereinbarung nicht viel, wenn z.B. eine Konstruktionszeichnung oder eine Projektidee unverschlüsselt per E-Mail versendet wird. Die auf diese Weise gehandhabte Dokumente und Datensätze sind von der vereinbarten Geheimhaltung nicht mehr so einfach abgedeckt. Das sind sie heute nämlich nur noch dann, wenn die Daten entsprechend vor dem Zugriff durch Dritte geschützt werden. Das bedeutet u.a. auch, dass sie nicht mehr einfach auf ein Netzlaufwerk abgelegt werden dürfen. Viel mehr müssen beim Versand Verschlüsselungsverfahren verwendet und beim Speichern strenge Zugriffsregeln eingehalten werden. Was bei kleineren Vorhaben wie unnötiger Ballast daherkommt, ist dennoch ein wichtiger Faktor. Denn nur wenn die Geheimhaltung geregelt und die Strukturen dafür vorhanden sind, können sich die Partner darauf auch wirklich verlassen. Und im Zweifel drohen hohe Vertragsstrafen.

Außer der Definition der Ziele und der Regelung der Geheimhaltung empfiehlt es sich festzulegen, was die Parteien zur Verfolgung der Ziele in welcher Form einbringen. Denn am Ende geht es darum, das eigene Unternehmen weiterzubringen, was unbedingt ein planbares Vorgehen voraussetzt. Dazu gehört, dass die Partner beim gemeinsamen Vorgehen nicht nur die Karten, sondern auch die Einsätze auf den Tisch legen. Auch diese Sachverhalte sollten vertraglich geregelt werden. Ebenfalls vertraglich geregelt werden muss, wie mit den Ergebnissen des gemeinsamen Vorgehens verfahren wird. Wer darf welche Ergebnisse auf welche Weise nutzen und wie wird beispielsweise bei der Entstehung von Patenten und Marken verfahren? Auch Fragen der Vermarktung und Haftung sollten geklärt werden. Und am Ende natürlich auch, auf welche Weise eine Kündigung des gemeinsamen Vorgehens möglich ist und welche Folgen damit verbunden sind.

Das Thema vertragliche Gestaltung des Kooperierens und Zusammenarbeitens ist sehr umfangreich und man sollte sich im Zweifelsfall juristische Unterstützung suchen, um keine böse Überraschung zu erleben, wenn es beispielsweise um Vertragsstrafen und ähnliches geht. Je nachdem, wie viele Partner gemeinsam tätig werden, sollten hier auch mehrere Vereinbarungen getroffen werden. Beispielsweise in Form einer Gemeinschaftsvereinbarung, die für alle gilt und für Projekte, die nur einen Teil der Partner betrifft, individuelle Kooperationsverträge.

Abseits der vertraglichen Regelungen müssen die Unternehmen nun die eigentliche Arbeit ausführen und sich gegenseitig über die Arbeitsergebnisse informieren. Was leicht klingt, ist regelmäßig ein Kraftakt. Denn häufig sind die beteiligten Mitarbeitern nicht nur mit der gemeinsamen Arbeit beschäftigt, sondern auch mit dem Tagesgeschäft des bisherigen Jobs. Besonders problematisch ist dies, wenn Führungskräfte involviert sind, da diese üblicherweise eine Reihe von Zielvereinbarungen verfolgen müssen. Entscheider sollten sich dieses Sachverhalts bewusst sein, bevor sie Kooperationen mit anderen Unternehmen starten. Es ist übrigens auch ein hervorragender Indikator, ob ein Vorhaben in die Unternehmensstrategie passt und ob eine dazu passende Strategie im Unternehmen richtig implementiert ist. Denn wenn die Ziele des Vorhabens zu den Unternehmenszielen passen und diese im Unternehmen implementiert sind, sollten auch die Zielvereinbarungen der Mitarbeiter und Führungskräfte zumindest teilweise damit erreichbar sein. Ist das nicht der Fall, gibt es nur eine Möglichkeit: Die Unternehmensstrategie muss im Unternehmen verankert werden. Die Kooperation muss deshalb nicht hinten angestellt werden. Die Mitarbeiter, die darin involviert sind, sollten allerdings angepasste Zielvereinbarungen und eine klare Vereinbarung über die Aufteilung der Arbeitszeit erhalten. Denn nur dann können sie ihre Kräfte auch zielgerichtet einsetzen und müssen nicht permanent das Gefühl haben, zwischen den Stühlen zu sitzen.

Sind diese Voraussetzungen erfüllt kann die Arbeit beginnen. Dabei sollten Vorgehensweise und Ergebnisse dokumentiert und regelmäßig an die Kooperationspartner kommuniziert werden. Hilfreich dafür sind  regelmäßige Termine und auch Treffen. Änderungen, Verzögerungen und Schwierigkeiten sollten immer unmittelbar mitgeteilt werden. Und natürlich nicht nur dem Projektpartnern, sondern auch den Kollegen im eigenen Unternehmen. Denn diese fühlen sich gerne abgehängt, wenn sie nicht informiert werden. Das kann zu Spannungen führen. Natürlich muss hier das richtige Maß gefunden und die Geheimhaltung berücksichtigt werden.

Der hohe Kommunikationsaufwand ist eine nicht zu unterschätzende Aufgabe. Gleiches gilt für die Entscheidungsfindung, wenn Unternehmen kooperieren und zusammenarbeiten. Denn bei der Entscheidungsfindung kommen hier die Interessen mehrere Unternehmen in die Waagschale. Und wenn man sich überlegt, wie kompliziert die Entscheidungsfindung bereits innerhalb eines Unternehmens sein kann, der bekommt ein Gefühl dafür, was es heißt, wenn sich dieser Aufwand vervielfacht. Auch hier kann die vertragliche Vereinbarung eine große Hilfe sein, wenn darin die Ziele und Rahmenbedingungen der gemeinsamen Aktivitäten klar festgehalten sind.

Damit die Zusammenarbeit auch bei unterschiedlichen Unternehmenskulturen gelingt, müssen die Mitarbeiter darauf vorbereitet werden. Arbeitsweisen und Mentalitäten müssen klar sein und gemeinsame Kommunikationsregeln gefunden werden. Hierzu sind gezielte Workshops eine sinnvolle Investition, die sich schnell bezahlt machen.

Kommunikation ist nicht nur zwischen den Partnerunternehmen nötig, sondern auch gegenüber anderen Organisationen. Natürlich sollte ein Vorhaben nicht in der Öffentlichkeit genannt werden, wenn darüber Geheimhaltung vereinbart ist oder man aus strategischen Gründen gemeinsame Aktivitäten nicht publik machen möchte. Es gibt aber auch den Fall, dass man kommunizieren muss. Beispielsweise, wenn Konkurrenten gemeinsam agieren und kartellrechtliche Aspekte eine Rolle spielen. Auch bei Vorhaben, die aus Kundensicht erklärungsbedürftig sind, sollte man sich gut überlegen, wie man die Außenwirkung entsprechend gestaltet.

Unternehmen sind prinzipiell gut beraten, wenn sie das Thema Kooperieren und Zusammenarbeiten nicht einfach auf sich zukommen lassen. Bei größeren Vorhaben und mehreren Parteien sollte unbedingt eine neutrale Instanz zwischengeschaltet werden, die Moderator, Mediator und organisatorisch-administrativer Intermediär ist. Spezialisierte Unternehmensberatungen und sogenannte Netzwerkmanagement-Einrichtungen sollten hier unbedingt konsultiert werden. Für die rechtlichen Belange sollten Juristen hinzugezogen werden.

In diesem Sinne: Auf eine gute Zusammenarbeit!

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Kategorien: Kooperieren und Zusammenarbeiten, Kooperationspartner

Johannes Tschesche

Written by Johannes Tschesche

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