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Prozesse aufnehmen, analysieren, definieren, implementieren, optimieren - Teil 6 der VALUEversitas-Info-Serie

23. August 2019 09:37:31 MESZ / von Johannes Tschesche

Wenn es um Prozesse geht, ist überwiegend von deren Optimierung die Rede, neuerdings auch von deren Digitalisierung. Das setzt allerdings voraus, dass ein definierter Prozess überhaupt existiert. Das ist oftmals schlicht und einfach nicht der Fall oder aber der Prozess ist sowohl aus organisatorischen als auch technischen Gründen seit Jahren überholt. Deshalb möchten wir in diesem Teil unserer Info-Serie aufzeigen, wie man sich den Themen Prozessaufnahme, Prozessanalyse, Prozessdefinition, Prozessimplementierung und Prozessoptimierung pragmatisch nähern kann. Dabei legen wir den Fokus speziell auf Herangehensweisen der Prozessberatung, die wir speziell in überschaubaren Organisationen des Mittelstands für sinnvoll halten und auch bei unserer 4WD-Methode einsetzen.

Die Auseinandersetzung mit den eigenen Prozessen nennt man Prozessanalyse. Darunter versteht man die systematische Untersuchung von Prozessen durch die Zerlegung in Teilschritte, um das Prozessverständnis zu erhöhen und Verbesserungspotenziale zu erkennen. Dabei beginnt man mit der sogenannten Prozessidentifikation, das heißt eine einfache Auflistung sämtlicher Prozesse.

Als nächstes folgt die Prozessaufnahme. Dabei handelt es sich um den Vorgang, dass ein bestehender Prozess in seinem Ist-Zustand vollständig dokumentiert wird. Dies kann auf unterschiedliche Weisen geschehen. Verbreitet sind vor allem die Durchführung von Interviews, die Nutzung von Fragebögen oder die Aufnahme im Rahmen eines Workshops. Alle drei Herangehensweisen sind legitim. Eine andere Herangehensweise ist das Mitarbeiten entlang des Prozesses durch die Person, die mit der Prozessaufnahme betraut ist. Anschließend wird der dokumentierte Prozess mit den jeweiligen Mitarbeitern und Verantwortlichen durchgesprochen, um mögliche Fehler auszuschließen. Dieses Vorgehen ist zwar aufwändiger, bietet aber eine ganze Reihe von Vorteilen, die sich im Verlauf eines Prozessberatungsprojektes in der Regel deutlich rechnen. Der größte Vorteil ist, dass tatsächlich der im Tagesgeschäft gelebte Ist-Zustand des Prozesses aufgenommen wird und keine Idealisierungen oder Soll-Zustände erfasst werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass der Berater dabei ein Gespür für die Organisation entwickelt, was sowohl für die Prozessoptimierung als auch für die Prozessimplementierung von entscheidender Bedeutung ist. Denn nichts ist schlimmer als ein neuer Prozess, an dem die Mitarbeiter vorbeiarbeiten oder ihn aus bestimmten Gründen nicht erfüllen können.

Zur Prozessdokumentation eignet sich die Notation mittels Business Process Model and Notation (BPMN). Dies kann entweder ganz einfach mit Stift und Papier, mit Office-Programmen (z.B. Visio, Powerpoint, Excel) oder mit spezieller Software (z.B. Camunda, Modelio) erfolgen. Außer dem reinen Prozessablauf, sollten auch entscheidende Informationen, wie z.B. der Prozessverantwortliche, Ziele, Eingänge und Ergebnisse des Prozesses, betroffene Abteilungen und relevante Kennzahlen dokumentiert werden.

Liegt ein dokumentierter Prozess vor, kann dieser anhand seiner Merkmale bewertet werden. In diesem Rahmen werden auch Schwachstellen aufgezeigt und Quantifizierungen vorgenommen. Insbesondere die Quantifizierung ist häufig sehr aufschlussreich, da dies auch Kosten-Nutzen-Betrachtungen im Hinblick auf (digitale) Werkzeuge und Prozessautomatisierung ermöglicht. In einigen Fällen kann dies auch mittels Process-Mining unterstützt werden. Die systematische Verbesserung bestimmter Prozessmerkmale wird auch Prozessoptimierung genannt. Hierzu ist es erforderlich, die Prozessziele und Prozessschritte zu quantifizieren und ggf. auch zusätzliche Informationen zu betrachten, wie z.B. die Prozessstabilität. Am Ende einer Prozessoptimierung liegt dann für gewöhnlich ein neuer Prozess vor.

Ein neuer Prozess ist auch das Ergebnis der Prozessdefinition. Darunter versteht man das Erstellen eines neuen Prozesses. Das ist dann nötig, wenn im Unternehmen für bestimmte Tätigkeiten keine definierte Vorgehensweise existiert. Dabei erstellt man zunächst eine Übersicht, welche Aufgaben dabei zu erfüllen sind, welche Vertraulichkeits- und Zugriffsrechte erfüllt werden müssen (Anforderungsdefinition) und in welchen Situationen es dazu kommt. Man dokumentiert ebenfalls, wer für diese Aufgaben zuständig ist und welche Informationen dazu vorliegen und fließen müssen. Wenn es sich um einen Produktionsprozess handelt, kommen das benötigte Material sowie Fertigungsverfahren etc. hinzu. Anschließend wird jeder Schritt, der zur Erreichung des Prozesszieles notwendig ist, erarbeitet und wie oben beschrieben dokumentiert. Wichtig ist dabei immer wieder zu hinterfragen, ob wirklich alle relevanten Informationen vorliegen, von wem diese kommen und natürlich auch, ob dieser Prozessschritt wirklich nötig ist. Das Ergebnis wird am Ende natürlich dokumentiert.

Liegt nun ein neuer Prozess vor, muss dieser implementiert werden. Darunter versteht man die Einführung des Prozesses mit allen nötigen Werkzeugen und Mitteln und die Befähigung der Mitarbeiter, ihre Aufgaben vollständig unter Einhaltung des neuen Prozesses  zu bewältigen. Hierbei spielen viele Aspekte eine Rolle, die bereits in Teil 2 und Teil 3 unserer Info-Serie thematisiert wurden. Daher soll an dieser Stelle nur auf das Wesentliche eingegangen werden. Wichtig ist hierbei die Kommunikation. Alle beteiligten Mitarbeiter einschließlich der Führungskräfte sind dabei zu involvieren. Das muss bei der Planung der Implementierung unbedingt mit berücksichtigt werden. Weiterhin muss der Plan beinhalten, welche technischen, organisatorischen und personellen Voraussetzungen für die Implementierung nötig sind. Ist z.B. der Stillstand der Produktion für eine gewisse Zeit nötig? Muss eine Software eingeführt und die Mitarbeiter in der Anwendung geschult werden? Gibt es Schnittstellen zu Kunden oder Lieferanten, die davon betroffen sind? Falls ja, sollten diese rechtzeitig informiert werden. Müssen regulatorische Aspekte berücksichtigt werden? Soll die Umstellung auf einen Schlag oder nach und nach erfolgen? Wie ist mit bereits in Abwicklung befindlichen Aufträgen oder Arbeiten zu verfahren? Wichtig bei der Planung ist auch, dass Prozesse nicht "mal eben schnell" implementiert werden können. Es braucht Zeit, die einzelnen Schritte sorgfältig durchzuführen. Und ist der Prozess implementiert, beginnt die Phase des Testens.

Beim Testen werden die Ergebnisse, die der neu Prozess liefert, genauestens analysiert. Darüber hinaus sollten auch besondere Situationen untersucht werden, ggf. mit künstlichen Störungen. Wie gut der Prozess funktioniert, lässt sich dabei anhand von Kennzahlen und der gestellten Anforderungen bestimmen. Wichtig ist dabei auch, dass sowohl die Tests als auch die Testergebnisse dokumentiert werden.

Nachdem nun auch das Thema Prozesse in unserer VALUEversitas-Info-Serie behandelt wurde, kommen wir zum Megathema Innovation. Aufgrund des Umfangs werden wir das Innovationswesen in mehreren Teilen erörtern. Wir beginnen im 7. Teil unserer Info-Serie mit den Grundlagen des Innovationswesens.

 

Kategorien: Prozessdefinition, Prozessoptimierung, Geschäftsprozess, Prozessimplementierung, Prozessanalyse

Johannes Tschesche

Written by Johannes Tschesche

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